工作自然不是系統性的。它們不需要重複的工作和流程。每項工作都是不同的，並且需要普遍的團隊成員。他們實際上有一個固定的開始和結束時間表。這使得管理和系統化更加困難。這些困難通常與未在預定日期內完成的工作有關，超出預算並且超出範圍。各種問題導致 IT 工作失敗。
在這裡，我們將集中討論導致 IT 任務失敗的幾個主要原因，並嘗試為它們提供服務。
缺乏按時獲取信息的能力：在快節奏的環境中，項目經理可能無法更新時間表，因為他可能忙於處理其他與工作相關的問題以及資源分配。資源也在多個工作中共享。每一個都會導致作業例程的不完整更新。執行人員無法查看整個業務任務。他們也無法實時查看例程或查看任務記錄。這使得政府無法重新引導倡議或取消事情出錯。如果與許多項目相關，即使是工作人員也不知道日常工作或工作優先級。所有利益相關者（主管、監督以及工作人員）帶來了複雜性，並且工作問題的存在也很差。(1)
資源分配和團隊支持不佳：如果被分配負責某項工作的項目經理沒有管理該工作所需的適當能力水平，那麼它很容易發生災難。項目主管是根據他們的可訪問性來挑選的。缺乏所有部門的充分支持也可能引發任務失敗。團體支持對於項目結束至關重要。主管未能建立任務撥款、個人獎勵、個人支付分析和目標同步（小組和項目目標）可能導致項目成功的合作不足。(2)
糟糕的項目需求：使用糟糕的需求事件方法可能會破壞任務。需求收集方法包括使用案例、記錄、界面、個性化展示設計需求等的需求獲取。在需求評估階段的過程中需要記錄各種信息。糟糕的需求評估還可能導致未來的預測蠕變，從而導致成本和時間超支。需求分析策略應該足夠強大，以用於項目範圍界定和避免拖延。不收集正確的信息集可能會導致失敗。
不切實際的發貨時間表更可能導致需求不足。打算快速進行過多的調整，而不是針對很少的迭代分佈的實際時間表，也會弄亂任務。(3)
出於這個原因，與通過提供過度樂觀的分發例程來錯過目標日期相反，最好包括緩衝區並留出一些額外的時間來管理最後一分鐘的問題。
不適當的互動：互動對於工作的成功至關重要。缺乏適當的會議以及眾多員工之間的互動可能會導致日程安排不佳，並且可能無法將利益相關者保持在同一網頁上。這可能會導致客觀的迷失方向。日常溝通保證了團隊目標和工作目標保持同步。通常，電子郵件是維持眾多利益相關者之間互動的標準。有時，由於涉及大量信息共享的項目管理專業人員，所有參與者都沒有被信息漏洞所覆蓋或丟失一條信息。當團隊成員過濾大量郵件時，寶貴的時間也會丟失。
1. 任務例程的簡化、可見位置允許所有主要利益相關者檢查工作計劃（在網絡文件夾或具有訪問批准權限的外聯網選項中）利用企業任務管理軟件可以幫助實現此目的。它可以在單獨的數據庫中處理工作，因此如果項目監控軟件程序是基於互聯網的，員工可以遠程訪問數據源。(4)
2. 業務分析師必須經過良好的培訓，具備正確進行需求評估的能力。(5)
重要的是要明確規定任務的目標，以避免將來進行範圍調整。出色的需求評估可以產生不同的項目範圍。需要額外的項目監督以確保團隊在範圍內。如果發生任務蠕變，則必須檢查請求調整以提供新的進度和費用報價。需要有一個支持和跟踪範圍修改的系統這也有助於在工作完成之前和之後審計績效。
3. 應指定具有正確能力集的項目經理執行一項任務。從一開始，他/她就應該讓整個團隊去審查任務細節及其重要性。對話必須圍繞工作目標、個人貢獻、分析工具以及個人對工作成功的好處。PM 的重點需要同步私人目標和項目目標。
4. 應建立中央溝通渠道，以促進各利益相關者之間的互動。基於網絡的系統或會議軟件可用於此目標，以進行與工作相關的工作溝通。該軟件程序可以在一個區域發布非常重要的工作相關信息。集中式溝通對於試圖解決問題以及與項目有關的問題（目標、範圍、實現的重要步驟等）的客戶來說是實用的 (6)。
5.利用軟件程序來自動化任務管理和處理總是很棒，但軟件的選擇也很重要。所有員工都應該適合使用它。因此，必須進行有效的培訓，以確保正確使用項目監控軟件應用程序。